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paperless-ngx

rObeRt

rObeRt

.
15+ Jahre im GSV
Supporter
@legolas @Ganse @Shorty2682 @Bongo Bong

Ich eröffne jetzt mal einen Thread zum Thema paperless-ngx/Synology.

Bei läuft inzwischen paperless-ngx.

Voegegangen bin ich nach DER Anleitung.

Jetzt muss ich mich mal in die Funktionen einlesen......

Bildschirmfoto 2024-05-09 um 16.33.37.png
 
Sehr cool. Glückwunsch!

Und Danke für den Thread!

Ich werde erst mal mitlesen müssen - die kommenden 3 Wochen stehen andere Dinge auf dem Zettel. Deswegen bin ich aber nicht weniger interessiert.

Speziell interessant fände ich: wie kommen die Dokumente ins DMS? Hab nen HP Scanner, der im Filesystem des Syno NAS ablegt. Der Rest müsste im Idealfall aus dem Browser/Outlook/Acrobat vom iPhone und/oder Android da reinfliegen. 🤷🏼‍♂️
 
Mist, den Bereich PC- Hilfe hab ich übersehen.
Hab meinen post mal den Mods gemeldet vielleicht können sie ihn verschieben.

Die Anleitung finde ich, trotz dem Schritt für Schritt Vorgehen, recht komplex.
Die muß ich mir mal genauer anschaun.

Gruß
Dirk
 
Ganse schrieb:
Speziell interessant fände ich: wie kommen die Dokumente ins DMS? Hab nen HP Scanner, der im Filesystem des Syno NAS ablegt. Der Rest müsste im Idealfall aus dem Browser/Outlook/Acrobat vom iPhone und/oder Android da reinfliegen. 🤷🏼‍♂️
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Da gibts wie immer viele Möglichkeiten, z. B. wenn der Scanner die Dokumente im "Consume" Ordner von Paperless ablegt werden Sie automatisch verarbeitet. Und für Android gibts: https://play.google.com/store/apps/details?id=de.astubenbord.paperless_mobile für iOS sollte es sowas auch geben
 
Ich hab 'nen Mail-Account für mein Paperless eingerichtet. Die Tags setzt man im Betreff. Word und pdf Dokumente werden dann direkt einsortiert. Man muss halt am Anfang etwas Arbeit investieren um eine Struktur aufzubauen und paperless mit den entsprechenden Regeln zu versehen.
Die Zusammenarbeit mit meinem Scanner muss ich bei Gelegenheit mal einrichten. Da war ich noch zu faul für.
 
Was für einen Vorteil hat das zu einer vernünftigen Ablage auf der Festplatte, Backup auf externer Platte ohne Netzverbindung.
Datenbanken kenne ich nur als Datenvernichtungsprogramme, irgendwann geht die DB kaputt oder wird nicht mehr unterstützt......Daten weg.
Ich habe das Zeug unter dem Verzeichnis Büro so abgelegt:
Die Dateinamen sind sinvoll: also 2024-05-08-Versicherungsname-Versicherungsnummer.pdf
100.jpg

Natürlich habe ich noch einen Stapel auf dem Tisch liegen, der noch nicht eingescannt ist und ein riesiges Verzeichnis mit noch ungeordneten Scans.
Aber diese Arbeit kann mir das paperless-ngx sicher nicht abnehmen.
Oder doch, ist das das schöne an dem Programm? :hmmmm:

Oder lohnt sich das erst, wenn man monatlich hunderte von Dokumenten kriegt?
 
So wie du das machst @Luse stelle ich mir das auch vor.
Wie gehst du da vor?
Ich würde das Dokument gerne einscannen, mein Scanner macht dann PDF daraus und übergibt es an das NAS.
Danach würde ich es dann von Hand umbenennen und in das passende Verzeichnis verschieben.

Gruß
Dirk
 
Luse schrieb:
Natürlich habe ich noch einen Stapel auf dem Tisch liegen, der noch nicht eingescannt ist und ein Riesiges Verzeichnis mit noch ungeordneten Scans.
Aber diese Arbeit kann mir das paperless-ngx sicher nicht abnhemen.
Oder doch, ist das das schöne an dem Programm? :hmmmm:
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Doch, im Grunde ist das tatsächlich das, was das Programm mit Addons zusammen kann. Anhand des Absenders Kategorien bilden und so genannte Tags vergeben, nach denen du das dann in der Datenbank wieder findest
Luse schrieb:
Oder lohnt sich das erst, wenn man monatliche hunderte von Dokumenten kriegt?
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Die bekomme ich natürlich definitiv auch nicht, aber gerade deswegen würde mir diese Automatisierung glaube ich sehr helfen. Der Ordner nicht abgelegter Dokumente ist mir eigentlich permanent zu groß.
Bongo Bong schrieb:
So wie du das machst @Luse stelle ich mir das auch vor.
Wie gehst du da vor?
Ich würde das Dokument gerne einscannen, mein Scanner macht dann PDF daraus und übergibt es an das NAS.
Danach würde ich es dann von Hand umbenennen und in das passende Verzeichnis verschieben.
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Meine aktuelle Methode funktioniert so: Scanner packt das PDF aufs NAS in den Ordner Scan. Von da aus räume ich es händisch weg. Oder eben nicht, sh oben.
 
Bongo Bong schrieb:
So wie du das machst @Luse stelle ich mir das auch vor.
Wie gehst du da vor?
Ich würde das Dokument gerne einscannen, mein Scanner macht dann PDF daraus und übergibt es an das NAS.
Danach würde ich es dann von Hand umbenennen und in das passende Verzeichnis verschieben.

Gruß
Dirk
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NAS habe ich nicht aber genau so wird das sicher funktionieren.

Ich scanne das mit dem Handy mit Microsoft lens (Android oder ios), verbinde das Handy mit dem PC und kopiere vom Handy zur Festplatte.

Einfacher geht es im Büro: scannen, vom Netzwerk-Verzeichnis auf den Rechner kopieren, umbenennen, speichern.
Aber im Büro bin ich kaum noch.
 
Luse schrieb:
Was für einen Vorteil hat das zu einer vernünftigen Ablage auf der Festplatte, Backup auf externer Platte ohne Netzverbindung.
Datenbanken kenne ich nur als Datenvernichtungsprogramme, irgendwann geht die DB kaputt oder wird nicht mehr unterstützt......Daten weg.
Ich habe das Zeug unter dem Verzeichnis Büro so abgelegt:
Die Dateinamen sind sinvoll: also 2024-05-08-Versicherungsname-Versicherungsnummer.pdf
Anhang anzeigen 3399228
Natürlich habe ich noch einen Stapel auf dem Tisch liegen, der noch nicht eingescannt ist und ein Riesiges Verzeichnis mit noch ungeordneten Scans.
Aber diese Arbeit kann mir das paperless-ngx sicher nicht abnhemen.
Oder doch, ist das das schöne an dem Programm? :hmmmm:

Oder lohnt sich das erst, wenn man monatliche hunderte von Dokumenten kriegt?
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Mach ich auch so. Alles wandert durch meinen Einzugsscanner und wird manuell getagged und weggespeichert. :)

Rechnungen und Vorladungen schmeiße ich direkt in den Papiermüll.
 
Ganse schrieb:
Doch, im Grunde ist das tatsächlich das, was das Programm mit Addons zusammen kann. Anhand des Absenders Kategorien bilden und so genannte Tags vergeben, nach denen du das dann in der Datenbank wieder findest
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Ah danke, dann ist das natürlich eine feine Sache, mein Ordner nicht sortierte Daten ist sehr mächtig. :D

Ich traue aber keiner Datenbank, ich habe schon zu viele Defekte erlebt oder die Datenbank stürzt ab, dem Hersteller/Betreiber ist das egal und meine schönen Daten stehen irgendwo durcheinander in einer 12GB großen Datei.
 
Ganse schrieb:
Meine aktuelle Methode funktioniert so: Scanner packt das PDF aufs NAS in den Ordner Scan. Von da aus räume ich es händisch weg. Oder eben nicht, sh oben.
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Ich denke, das werd ich auch so machen.
Die Aktenordner die wir haben bleiben so und nur alles neues kommt auf die NAS.
Da wir nicht täglich mehrere Dokumente bekommen werd ich das von Hand machen.

Aber mal schauen was die Cracks hier noch so machen.

Gruß
Dirk
 
Luse schrieb:
Ah danke, dann ist das natürlich eine feine Sache, mein Ordner nicht sortierte Daten ist sehr mächtig. :D

Ich traue aber keiner Datenbank, ich habe schon zu viele Defekte erlebt oder die Datenbank stürzt ab, dem Hersteller/Betreiber ist das egal und meine schönen Daten stehen irgendwo durcheinander in einer 12GB großen Datei.
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Paperless speichert die Dokumente als PDF in einer von Dir vorgegeben Ordnerstruktur nach einem von Dir vorgegebenen Benennungsschema.
Und es erkennt über OCR den Inhalt.
 
Mit Datenbanken (bspw DevonThink) habe ich leider auch keine guten Erfahrunge n gemacht. Sehr wohl aber mit Dateisortierern wie bspw Hazel, die regelbasiert die Sortierung in eine simple Ordnerstruktur übernehmen.
 
HartWieStein schrieb:
Paperless speichert die Dokumente als PDF in einer von Dir vorgegeben Ordnerstruktur nach einem von Dir vorgegebenen Benennungsschema.
Und es erkennt über OCR den Inhalt.
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Ah danke, das klingt gut, das heisst, kein Datenvernichten und ich kann externe Backups machen, wie ich lustig bin. :thumb2:

Ich brauche nur zu scannen, die Software erkennt, was es ist und speichert automatisch ab.
Das kucke ich mir mal an.
 
Sorry, etwas OT:
Früher war mal mehr Speicher für Geld im Laufe der Zeit.

IMG_0726.png


So richtig fällt das nix im Preis.
 
Ganse schrieb:
Doch, im Grunde ist das tatsächlich das, was das Programm mit Addons zusammen kann. Anhand des Absenders Kategorien bilden und so genannte Tags vergeben, nach denen du das dann in der Datenbank wieder findest
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Wieso Addons? Das kann Paperless auch so.

Allgemein empfehle ich sich mal mit dem Thema Arbeitsabläufe in Paperless zu beschäftigen / einzulesen. Vieles was hier beschrieben wird kann man mit Paperless und den Bordmittlen automatisieren.

Was hier über beschädigte Datenbanken geschrieben wird kann ich auch nicht nachvollziehen. Wenn das auf einer vernünftigen Basis (Hardware und Betriebssystem) installiert wird gibt es keinen Grund Dateien zu sortieren. Das ist ehrlich gesagt sowas von vorgestern. Erinnert mich an Passwörter im Notitzbuch aufbewahren

Ansonsten gilt: kein Backup = kein Mitleid. Und auch mal testen ob das Backup funktioniert.
 
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